In de jaren tachtig en negentig van de vorige eeuw werden congressen en bedrijfsbijeenkomsten georganiseerd door de secretaresse van de directie. Zij vond het leuk om een zaal te reserveren, hapjes en drankjes te bestellen en gezien te worden als de spil in het web. Daarnaast was het een enkele keer per jaar een hele leuke afwisseling van de dagelijkse werkzaamheden. Los van het feit of ze er goed in was en los van de seksistische benadering zoals hierboven beschreven: dit is hoe het was.
Op enig moment kwamen opdrachtgevers erachter dat er heel veel tijd en energie verloren ging en dat de return on investment eigenlijk helemaal niet goed was. De klanten kwamen wel maar voornamelijk voor de borrel en de hapjes. Sprekers kwamen wel maar zij kwamen voor veel geld een standaard verhaal afsteken. De vraag naar professionele congres- en eventorganisatoren ontstond: zij zorgden dat er vooraf een duidelijk beeld was van het doel van de bijeenkomst en pasten daar de genodigdenlijst op aan. De kosten werden in de gaten gehouden en resultaten werden meetbaar. Ook namen zij de nazorg serieus: een congres organiseren is één ding, maar er alles uithalen is een tweede.
Door deze professionaliseringsslag kreeg de in- of externe organisator een eigen verantwoordelijkheid. Deze professional werd een onmisbaar onderdeel van communicatie- en marketingafdelingen en werd vanaf het eerste moment meegenomen in de gesprekken over inhoud en doel. Een hele mooie tak van sport en door velen met heel veel inzet, enthousiasme en verantwoordelijkheid uitgeoefend.
Nu fysieke bijeenkomsten onder invloed van Covid-19 niet of nauwelijks plaats kunnen vinden en plaats maken voor digitale bijeenkomsten lijken we weer een enorme sprong terug in te tijd te nemen. ‘Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts …., dat zijn toch IT producten…, dus als onze IT afdeling de software uitrolt en de secretaresse stuurt digitaal een uitnodiging, dan komt het toch allemaal wel goed?
MIS, zo mis.
Zijn we met z’n allen vergeten hoe essentieel professionele organisatoren zijn? Zijn we vergeten dat een meeting meer is dan alleen bij elkaar zitten, fysiek of digitaal? Zijn we vergeten dat een bijeenkomst van elke deelnemer een investering vraagt waar iets tegenover moet staan? Dat een bijeenkomst pas zinvol is als inhoud en doel vooraf goed worden uitgedacht? Wat het belang is van een goede sprekersbriefing en het voeren van een strakke regie over de verschillende locaties? Zijn we vergeten dat alleen professionals kunnen zorgen dat een bijeenkomst, onsite of online, een groot succes wordt en de investering waard is ? Hoe belangrijk het is dat de deelnemers de bijeenkomst waarderen, de output wordt gemeten en de communicatie professioneel wordt uitgevoerd?
Ik hoop dat we die broodnodige professionals niet zijn vergeten.
De event organisatoren rekenen op je.
#CodeRood
#SoundOfSilence